Data ostatniej aktualizacji: 23 lipca 2026 r.
Niniejsza polityka prywatności dotyczy aplikacji „Hola Stay" (dalej: „Aplikacja") — wewnętrznego narzędzia do zarządzania apartamentami na wynajem krótkoterminowy (rezerwacje, rozliczenia, faktury, dokumenty obiektów). Aplikacja dostępna jest na urządzenia mobilne (Android, iOS), komputery Mac oraz w przeglądarce. Polityka wyjaśnia, jakie dane Aplikacja przetwarza, gdzie są przechowywane i komu są powierzane.
*English version: English version
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w Aplikacji jest:
W sprawach dotyczących danych osobowych i niniejszej polityki prosimy o kontakt na adres contact@holastay.eu.
Aplikacja jest narzędziem służbowym dla właściciela i zespołu obsługującego apartamenty. Nie jest przeznaczona dla gości ani ogółu użytkowników.
Dostęp wymaga zalogowania trzema składnikami: numerem firmy, adresem e-mail oraz hasłem. Konta zakłada wyłącznie administrator — Aplikacja nie umożliwia samodzielnej rejestracji. Każda firma ma własną, odseparowaną przestrzeń danych; użytkownik jednej firmy nie ma dostępu do danych innej.
Aplikacja przetwarza następujące kategorie danych:
Dane przechowywane są w dwóch miejscach jednocześnie:
Dane w chmurze zapisywane są w przestrzeni przypisanej do numeru firmy i chronione regułami dostępu po stronie serwera — odczyt i zapis możliwe są wyłącznie dla zalogowanych członków tej firmy.
Załączniki (skany, zdjęcia, wygenerowane dokumenty PDF) przechowywane są na urządzeniu, a w zakresie, w jakim administrator włączył ich synchronizację — również w magazynie plików firmy w Unii Europejskiej.
Do świadczenia usługi korzystamy z następujących podmiotów przetwarzających:
| Podmiot | Zakres | Lokalizacja |
|---|---|---|
| Google Ireland Limited (Firebase: Firestore, Cloud Storage, Cloud Functions, uwierzytelnianie; Google Cloud Vision) | przechowywanie i synchronizacja danych Aplikacji, automatyczny import rezerwacji, odczyt tekstu ze skanowanych dokumentów (OCR) w wersji przeglądarkowej i na komputerze | Unia Europejska |
| IdoBooking | system rezerwacyjny — źródło rezerwacji (odczyt) | zgodnie z dokumentami dostawcy |
| OpenAI — wyłącznie przy włączonym, domyślnie wyłączonym trybie „AI w chmurze" | generowanie odpowiedzi asystenta | poza EOG |
Skanowanie dokumentów w wersji przeglądarkowej i na komputerze odczytuje tekst z obrazu za pomocą usługi Google Cloud Vision w regionie Unii Europejskiej — obraz przekazywany jest wyłącznie w celu odczytania tekstu i nie jest utrwalany poza firmowym magazynem plików. Na telefonach odczyt odbywa się w całości na urządzeniu.
Usługi Firebase skonfigurowane są tak, aby dane Aplikacji przechowywane były na serwerach w Unii Europejskiej. Jeżeli w ramach usług dostawcy dojdzie do przekazania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, odbywa się to na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.
Aplikacja pobiera rezerwacje z systemu IdoBooking poprzez kanał iCal — wyłącznie do odczytu. Aplikacja nie zapisuje ani nie modyfikuje danych w IdoBooking.
Pobieranie odbywa się dwiema drogami: bezpośrednio z Aplikacji oraz cyklicznie (co ok. 15 minut) przez usługę serwerową działającą w Unii Europejskiej, która zapisuje rezerwacje w chmurze firmy. Dzięki temu grafik jest aktualny również wtedy, gdy nikt nie ma otwartej Aplikacji.
Dostawca systemu rezerwacyjnego (IdoBooking) jest odrębnym podmiotem — jego zasady przetwarzania danych opisane są w dokumentach dostawcy.
Aplikacja korzysta z następujących uprawnień, wyłącznie w celu realizacji swoich funkcji:
Aplikacja nie śledzi użytkowników, nie korzysta z reklamowego identyfikatora (IDFA), nie zawiera reklam ani zewnętrznych narzędzi analitycznych. Nie profiluje użytkowników ani gości.
Dane przetwarzane w Aplikacji nie są sprzedawane ani udostępniane podmiotom trzecim w celach marketingowych. Poza podmiotami przetwarzającymi wymienionymi w punkcie 5, dane mogą być przekazywane wyłącznie:
Tryb asystenta „AI w chmurze" (opcjonalny, domyślnie wyłączony): jeśli administrator włączy w Ustawieniach tryb „AI (chmura)" i wprowadzi klucz API, treść zapytania oraz dane obiektu (np. WiFi, godziny, adres) są wysyłane do dostawcy modelu (OpenAI) w celu wygenerowania odpowiedzi. Przy wyłączonym trybie asystent działa lokalnie i żadne dane nie są wysyłane do tego dostawcy.
Administrator może wyeksportować dane firmy do pojedynczego pliku kopii zapasowej i zapisać go poza Aplikacją (np. na dysku lub nośniku zewnętrznym). Taki plik zawiera dane osobowe — odpowiedzialność za jego bezpieczne przechowywanie spoczywa na administratorze.
Część danych podlega obowiązkowej archiwizacji wynikającej z przepisów prawa i jest przechowywana przez wymagany nimi okres, w szczególności: (a) dane meldunkowe gości (rejestr podróżnych — SES/Guardia Civil) oraz (b) dokumentacja rozliczeniowa i faktury (przepisy księgowo-podatkowe). Tych danych nie usuwamy przed upływem okresu wymaganego prawem.
Pozostałe dane przechowywane są tak długo, jak są potrzebne do bieżącej obsługi apartamentów — zarówno w chmurze firmy, jak i w kopii lokalnej na urządzeniach. Usunięcie danych w Aplikacji powoduje ich usunięcie również z chmury firmy.
Dane przetwarzane są na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora (obsługa rezerwacji i rozliczeń) oraz obowiązków prawnych (rejestr podróżnych, dokumentacja księgowo-podatkowa).
Osobom, których dane dotyczą (w tym gościom), przysługują prawa: dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, sprzeciwu oraz przenoszenia danych, a także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (w Hiszpanii: Agencia Española de Protección de Datos). W celu skorzystania z tych praw prosimy o kontakt: contact@holastay.eu.
Prawo do usunięcia i sprzeciwu jest ograniczone w zakresie, w jakim przepisy prawa nakładają obowiązek przechowywania danych (m.in. rejestr podróżnych SES oraz dokumentacja księgowo-podatkowa). W takim zakresie dane usuwamy dopiero po upływie okresu wymaganego prawem.
Stosujemy następujące środki ochrony:
Konta użytkowników zakłada i usuwa administrator. Wniosek o usunięcie konta lub danych można złożyć na adres contact@holastay.eu albo poprzez formularz dostępny pod adresem: Usunięcie konta i danych
Usunięcie obejmuje dane konta oraz dane firmy powiązane z tym kontem, z wyjątkiem danych podlegających obowiązkowej archiwizacji prawnej (punkt 11), które usuwane są po upływie wymaganego okresu.
Aplikacja jest narzędziem służbowym i nie jest skierowana do dzieci. Nie zbieramy świadomie danych dzieci. Dane osób nieletnich mogą pojawić się wyłącznie w zakresie wymaganym przepisami meldunkowymi (rejestr podróżnych), gdy nieletni jest uczestnikiem pobytu.
Polityka może być aktualizowana. Aktualna wersja jest dostępna w Aplikacji (Ustawienia → Prywatność i dane) oraz pod adresem https://hola-stay.web.app/polityka-prywatnosci. Data ostatniej aktualizacji widnieje na początku dokumentu.
W sprawach dotyczących prywatności i danych osobowych: HolaStay — contact@holastay.eu — +34 625 088 586